Reggeli Tervezés szokás kialakítása

Miért érdemes (kell) kialakítani a Reggeli Tervezés szokását?

Akármilyen eszközt is válasszunk a vállalkozásunk, munkánk, életünk szervezésére, hatékonyabbá tételére, csak akkor fog működni, ha azt használjuk is. Csak akkor fogjuk használni, ha megbízunk benne. Csak akkor fogunk megbízni benne, ha a benne levő információk, feladatok frissek.

A Reggeli Tervezés naponta mindössze 5 percet vesz igénybe, ha minden nap elvégezzük, azaz kialakítjuk azt a szokást, hogy minden munkanapot ezzel kezdünk.

Csak akkor fog kialakulni ez a szokás és beépülni az életünkbe, ha minden munkanap elvégezzük. Ezért következetesnek, keménynek kell lenni e tekintetbe, mert csak ez az egy szokás végérvényesen megváltoztatja az életünket. Egy szokás kialakulásához idő kell, ez 2-3 hét vagy akár még több is lehet. Addig kell figyelni erre, amíg már rutinná nem válik. Ha kialakult a szokás, akkor a későbbiekben már nem kell amiatt aggódnia, hogy ha kimarad egy nap. Természetesen az a legjobb, ha ezt a szokást ugyanannyira betartjuk, mint a reggeli fogmosást, de ha néha egy nap kimarad, akkor annak csak annyi hatása lesz, hogy a következő alkalommal ennyivel több ideig fog tartani ez a tevékenység.

A kérdés már csak az, hogy megér-e 2 hét gyakorlás (naponta mindössze 5 perc), annak érdekében, innentől kezdve rendszerezettebbek legyünk és nyerjünk napi egy órát örökre? Ha a válasz igen, akkor be kell építeni a Reggeli Tervezés szokást a munkakezdésébe.

Mit kell tennie a Reggeli Tervezés alkalmával

  • Össze kell gyűjtenie a feladatokat, információkat
  • Tegye be a feladatokat, információkat a megfelelő projekt mappába
  • Döntsön egyesével arról, hogy mikor fogja megoldani az adott feladatot
  • Rakja sorba a Mai feladataidat és válassza ki az elsőt, aminek majd egyből nekiáll

1. Gyűjtse össze a feladatokat, információkat - töltse fel az INBOX listáját

Van egy úgynevezett INBOX listája, amiben gyűjti napközben a beérkező feladatokat, információkat (napközben ezekkel ne foglalkozzon, hiszen tervezetten akar dolgozni!). Ezt a tárolót most töltse fel a tegnap óta érkezett (e-mailből, cetliken levő, éjjel eszébe jutott ötletek, ...) feladatokkal, információkkal.

2. Helyezze el, a témájuknak megfelelő mappába (projektbe)

Menjen végig egyesével az INBOX listán és tegye be a feladatot/információt egy mappába (projekt), amiben az adott témával kapcsolatos feladatokat gyűjti (pl. könyvelés, beszerzés, ...). Az információkkal most nincs más dolga, a feladatokat viszont még ütemeznie kell.

3. Ütemezze a feladatokat

Menjen végig újra az INBOX listájában maradt feladatokon és helyezze el a feladatokat a megfelelő listában (Mai, Következő, Valamikor, Határidős), aszerint, hogy mikor fog velük foglalkozni. Ehhez jó ha egyben látja a mára tervezett feladatokat és a következő egy-két hétben elvégzendő feladatokat is (kattintson a Reggeli tervezés listára).  Döntsön a következő szempontok alapján:

  • Azonnal megoldom - ha kevesebb mint 2 perc alatt meg tudja tenni
  • Átmozgatja a [Mai feladatok] közé - ha ma fogoja elvégezni
  • Átmozgatja a [Következő feladatok] listába - ha 1-2 héten belül meg akarja oldani
  • Átmozgatja a [Valamikor, talán] listába - ha nem mostanában fogja megcsinálni
  • Elhelyezi az [Események] közé - ha konkrét időponttal rendelkezik
  • Delegálja - ha nem Ön fogja megoldani

Ez sok lehetőségnek tűnik, de egyszerűen az egérrel át tudja dobni a bal oldali listákba egy mozdulattal a feladatot, így gyorsan el tudja végezni az ütemezést. Ha kiürítette az INBOX-ot, és van még hely a [Mai feladatok] listában, akkor egy-két feladatot áthúzhat a [Következő feladatok] listából. Ne terhelje túl a mai listáját, gondoljon arra, hogy napközben még közbejöhetnek váratlan dolgok.

4. Tervezze meg a Mai napját

Nézze át a mára tervezett feladatait a Mai feladatok listában és határozza meg a sorrendet (egyszerűen fogja meg egérrel és húzza a feladatot a másik elé vagy mögé - drag&drop). Ügyeljen arra, hogy délelőtt még hatékonyabban tud munkát végezni.

Nagyon fontos, hogy a nap első feladata valami nagyon fontos vagy valami olyan feladat legyen, amit már régóta halogat ("nemszeretem" feladat).

Ezzel készen is vagy a Reggeli tervezéssel. Ha ezt minden nap következetesen megcsinálja, akkor azzal 3 dolgot fog elérni:

  • A rendszere friss lesz, így bármit könnyedén megtalálhat benne, megbízik benne.
  • Csökkenti a stresszt, mert már nem a fejében tárolja az információkat, feladatokat.
  • Ez a tevékenység csak néhány perc befektetést igényel naponta, de akár több órát is nyerhet vele.

Ne feledje, ha kész van a Reggeli tervezéssel, akkor azonnal álljon neki a betervezett első feladatnak. Ne nézegessen híreket, facebook-ot vagy ne kezdje el az e-mailjeit olvasgatni. Ezekkel leghamarabb az első feladat elvégzése után foglalkozzon, ez lesz a jutalma.