Mik is azok az időrablók?

Az időrablók olyan tevékenységek, melyek elveszik a figyelmet a feladatok végzésétől. Emiatt romlik a hatékonyság és munka minősége is. Időrablónak nevezzük még azokat a tevékenységeket is, melyek nem igazán viszik előre a munkát, nem segítik a céljainkat. 

Tipikusan valamilyen megszakítások, melyek egy feladat végzése közben jönnek. Egy részükről közvetlenül mi magunk tehetünk (pl. email figyelmeztető, hírek, facebook rendszeres olvasgatása), a többi pedig valamilyen külső körülmény eredménye (telefon, skype, egy munkatársunk kérdése, ...)

Az időrablók a tényleges időtartamuknál sokkal több időt vesznek el, mivel kizökkenünk a munkából a hatásukra. Például ha épp koncentráltan dolgozunk, és a kollégánk feltesz egy rövid kérdést, akkor hiába tudunk rá 1 perc alatt válaszolni, ha elveszítjük a fonalat, azaz több perc is lehet, amire újra koncentráltan tudunk dolgozni. 

A leggyakoribb időrablók:

  • Facebook, híroldalak, emailek rendszeres nézegetése
  • Telefon, skype, ... azonnali reagálást ígénylő kommunikációs csatornák
  • Kollégánk kérdései miközben dolgozunk
  • Nem jól szervezett munka
  • Nem jól előkészített, ezért nem hatékony megbeszélések
  • Olyan feladatot végezni, amit nem nekünk kellene

Időrablók, megszakítások kezelése

Időkeretek
Az egyik legjobb módja a megszakítások kezelésének, ha időkereteket határozunk meg, amikor fókuszáltan dolgozunk és nem vagyunk elérhetőek. Ez egyrészt segít magunknak, hogy ne csábítsanak el a külső dolgok, másrészt ha tisztázzuk a kollégáinkkal, hogy mikor nem vagyunk elérhetőek, akkor ők sem fognak megzavarni.

Reggeli tervezés
Ha minden reggel a módszertannak megfelelően megtervezzük a napunkat, akkor célirányosabban tudunk dolgozni, azaz a fontos feladatainkkal foglalkozunk a sürgősek helyett vagy másképp fogalmazva nem csak tűzoltást végzünk.

Fókuszált feladatvégzés, időmérés (time-tracking)

Mielőtt nekiállunk egy feladatnak, készüljünk fel rá. Azaz készítsünk elő minden szükséges eszközt, információt és tegyünk el minden olyan dolgot, ami viszont nem tartozik az adott feladathoz. Egyszerre csak egy feladattal foglalkozzunk, arra viszont koncentráljunk 100%-osan.

Az időrablók felkutatását segítheti, ha naplózzuk, mérjük a napi tevékenységeinket. Ha ezt egy-két hétig alaposan végezzük, akkor a legtöbb időrablót tetten érhetjük. Meg fogunk lepődni, hogy hány megszakítással végezzük a napi munkát, illetve valószínűleg azon is, hogy tényleges feladatvégzés a munkaidő csak egy kis részében történik.

A naplózáskor írjuk fel az összes megszakítást vagy szünetet, ami a feladatok végzése alatt, között történt. Érdemes az idő mellett egy rövid megjegyzést is tenni az egyes elemekhez.

Kommunikációs szabályzat

A cégen belül érdemes kialakítani egy úgynevezett kommunikációs szabályzatot, melyben le van írva, hogy mikor és milyen csatornán keresztül folyhat munkaidőben a kommunikáció. Törekedni kell, hogy az azonnali reakciót ígénylő csatornák (személyes, telefon, skype, ...) helyett olyat használjunk, ami nem szakítja meg a munkát (e-mail, Justdoo).

Justdoo segít elkapni az időrablókat

A Justdoo kialakításánál fontos szempont volt, hogy támogassa az időgazdálkodási módszereket és segítse a hatékony munkát. Így segít az időrablók felkutatásában és segít a hatékony, fókuszált munkavégzésben is, például a Reggeli Tervezéssel, a naplózással vagy a fókuszált felülettel, aminek segítségével könnyebb az adott feladatra koncentrálni.