Benne vagyunk a mókuskerékben?

Ha az időnk jelentős részében a napi teendőkkel vagyunk elfoglalva (beszerzés, ügyfelek, partnerek, számlák, szakmai kérdések, ...), akkor egyszerűen egy alkalmazottak vagyunk a saját vállalkozásunkban. Ha csak tűzoltásra van időnk, nem a fontos, hanem a sürgős feladatokkal foglalkozunk, ha már nem is emlékszünk a valódi céljainkra, akkor már nem a vállalkozásunkon, hanem csak a vállalkozásunkban dolgozol. Benne vagyunk egy mókuskerékben, amiből nehéz kiszállni.

Ezt az állapotot csak úgy tudjuk megváltoztatni, ha időt teremtünk arra, hogy kicsit felülről tekinthessünk a vállalkozásra, hogy a stratégiára is tudjunk koncentrálni.

De hogyan lehet időt teremteni, amikor így is napi 10-12 órát dolgozunk?

Meg kell tanulni jól delegálni!

Nincs más esély! Ha ki akarunk törni a mókuskerékből, akkor muszáj a feladatok egy részét 

kiadni. Meg kell bízni a munkatársainkban, hogy ők is jól el tudják végezni a feladatokat.

Alapvetően nem azért végzik el rosszabbul a feladatokat az alkalmazottak, mert rosszabb képességűek vagy nem figyelnek oda. Azért nem működik a delegálás, mert rosszul csináljuk!

A jó hír, hogy lehet jól is delegálni és ezt meg lehet könnyen tanulni.

A jó delegálás néhány egyszerű lépésből áll, amire azonban oda kell figyelni:

  • A feladat pontos meghatározása és írásban történő kiadása
  • Munka céljának, az elvárt eredményeknek a leírása
  • Nagyobb munka mérföldkövekre, alfeladatokra bontása
  • Határidő(k) meghatározása, elfogadtatása
  • Lehetőséget kell biztosítani a visszajelzésekre. Megfelelő kommunikáció.
  • Szükséges információk, eszközök biztosítása

És végül meg kell bízni abban, aki elvégzi a munkát!

Mindenképpen érdemes delegálni azokat a feladatokat, melyeket rendszeresen végzünk vagy hosszabb ideig tartanak.

Ha mindent magunk akarunk elvégezni, akkor soha nem tudunk kitörni a mókuskerékből. Egy vezetőnek elsősorban a stratégiával és a szervezéssel kell foglalkoznia, felülről kell látnia a feladatokat.

Hogyan segít ebben a Justdoo?

A Justdoo rendszer erőssége az egyszerű feladatkezelőkkel szemben, hogy hatékonyan támogatja a jó delegálást, segíti a fenti szempontok szerinti feladatkiadást és a csoportmunkát is.

Először is fel kell venni azokat a munkatársakat, partnereket, akikkel együtt szeretnénk dolgozni. Ezt a [Partnerek] fülön lehet megtenni. 

Fontos, hogy a felvett munkatársak, partnerek nem látják a feladatainkat, információinkat. Csak azokat látják, melyeket mi adunk ki nekik, vagy azokat, melyek egy megosztott projekt alatt vannak és itt is csak azok látják, akikkel közvetlenül meg van osztva ez a projekt.

Delegálás

Egy feladatot úgy lehet delegálni, hogy a feladatra rádobjuk a kiválasztott munkatársa nevét. A munkatárs ennek hatására fog kapni egy e-mailt erről a kiadott feladatról, és megjelenik a feladat az ő INBOX listájában. 

A feladat átvételét úgy tudja jelezni a munkatárs, hogy ütemezi a feladatot, azaz INBOX listájából átmozgatja egy másik listába (Mai feladatok, Következő feladatok, ...) attól függően, hogy mikor tudja azt megoldani.

Kommunikáció

Ha valami észrevétele van a munkatársnak a feladattal kapcsolatban, akkor azt a feladatra duplán kattintva egy megbeszélések ablakban tudja megírni. Itt tudjuk megbeszélni, tisztázni a felmerült kérdéseket.

A feladat kiíráshoz file-okat is lehet csatolni, ezzel segítve a munka pontos elvégzését. A munkatársunk az eredményeket szintén csatolhatja ehhez a feladathoz, valamint százalékosan jelezheti, hogy hol tart a feladat megoldásában. Amennyiben 100%-ra állítja a feladatot, akkor erről automatikusan kapunk egy e-mail értesítőt. A feladatot ezután ellenőrizzük le és ha minden rendben, pipáljuk ki!

Projekt megosztás

Ha egy projekten többen dolgoznak, akkor a projekt adatlapon lehet kiválasztani azokat a munkatársakat, akik az adott projekt alá felvett feladatokat és információkat látni fogják. Ők a delegáláshoz hasonlóan csatolhatnak file-okat és használhatjátok a megbeszélés ablakot is a kérdések tisztázására.

Egy közös projekt segítheti a céges kommunikációt is, mert létre lehet hozni olyan projektet, ami a közös információ megosztást vagy bizonyos dolgok átbeszélését támogatja. Például felvehetünk egy "Brainstorming" nevű projektet amit megosztunk a megfelelő munkatársainkkal. 

A közös projekt alatti feladatoknak is lehet határidejük vagy időintervallumuk, amit a naptáradban meg is tekinthetsz. Így akár létrehozhatsz egy "Szabadságok" vagy "Közös események" projektet is, ahol mindenki felveheti a szabadságait vagy megoszthatja egy közös rendezvény időpontját.

A Justdoo nagy hatással lehet a csoporttmunka sikerére, hiszen egy helyen megtalálható minden információ és feladat, ami az adott projekttel kapcsolatos. Mindennek nyoma van, ami a projekt értékelésekor kincset fog érni.